Lorsqu’on met en place un SAE (Système d’archivage électronique), on déploie une solution informatique qui remplace l’archivage physique des documents. En le faisant, on ne perd pas de vue le fait que les fichiers numériques soient facilement modifiables et falsifiables. C’est pourquoi des dispositions sont prises dans le SAE pour assurer l’intégrité, la sécurité, la confidentialité et aussi la disponibilité des documents en se fiant à la durée de conservation définie par la loi. C’est une obligation pour les entreprises de conserver certaines de leurs données à partir d’un SAE à valeur probante. Découvrez les fonctionnalités et les avantages de cette solution.
Cadre légal et réglementaire de la mise en place d’un SAE
Lorsqu’on a l’intention de mettre en place un SAE à valeur probante, on doit au préalable connaître le cadre légal et réglementaire d’une telle démarche. Ainsi, on évitera de faire les choses de travers. Le code civil contient des articles relatifs à la validité des actes juridiques qui sont conclus sous forme électronique : c’est le cas des articles 1316-1 et 1316-4. En découvrant les réalités d’un SAE à valeur probante, vous verrez que le respect de la réglementation est d’une extrême importance.
Aussi, il est impératif de tenir compte des normes et standards qui sont propres aux procédures d’archivage, notamment AFNOR et ISO. Il existe la norme NF Z 42-013 qui encadre les process dont la mise en œuvre s’impose pour archiver électroniquement dans le but de garantir la pérennité et l’intégrité des archives. Il y a aussi la norme NF Z 42-026 qui met en lumière les conditions à considérer pour qu’un document numérique constitue une copie fiable et fasse partie d’un archivage électronique à valeur légale.
Sachez que les exigences réglementaires sont plus élevées pour le stockage numérique que pour le stockage des documents papier. Cela se comprend puisque l’intégrité d’un fichier électronique peut facilement être mise à mal.
SAE et GED : quelle différence ?
On peut considérer la GED comme l’armoire de bureau qui est commune à plusieurs collaborateurs. Alors que le SAE se présente comme un local à archives. La GED est une solution de laquelle on réalise le classement des documents numériques sur un court et moyen terme. On y retrouve les documents de travail qui sont partagés par un ou plusieurs services. Lorsqu’on parle de GED, il y a donc ce caractère collaboratif qui apparaît. En outre, l’accès et la recherche documentaire sont facilités.
Ce qu’il faut comprendre simplement est que la GED transmet ses flux au SAE pour une conservation des documents . Aussi, sachez qu’il est possible de modifier et de détruire un document sur la GED. Alors que cela n’est pas possible avec un SAE, à moins que la période légale de stockage soit passée.
Fonctionnalités d’un SAE certifié
Pour qu’un SAE soit certifié, il doit être en mesure d’assurer une diversité de fonctionnalités. Cela s’impose pour la fiabilité du système. Les points suivants résument l’essentiel de ces fonctionnalités à prendre en compte par mettre en place un SAE certifié.
- La pérennité : tout doit être mis en œuvre pour garantir le stockage des documents sur le long terme. Il faut que la sauvegarde soit effective même en cas de changements potentiels de formats, d’éditeurs ou de supports.
- L’intégrité : après avoir mis le document dans le SAE, il ne devrait plus être possible de le modifier ou de l’altérer. Il est donc nécessaire de choisir une solution qui donne cette assurance. Celle-ci doit permettre la traçabilité des opérations qui affectent les fichiers, comme c’est le cas d’un système d’horodatage.
- La confidentialité : un SAE certifié doit être mis en place en faisant en sorte qu’il garantisse la confidentialité des fichiers. Il faut que leur accès soit restreint. Cela veut dire que tous les services ne peuvent accéder à tous les documents archivés. C’est seulement certaines personnes qui devraient disposer des habilitations nécessaires.
- La disponibilité : il est indispensable de mettre en place le SAE en veillant à ce que les archives électroniques sauvegardés soient disponibles. Il faut qu’à tout moment, qu’on puisse y accéder en cas de besoin. Pour cela, il est bon d’établir une bonne arborescence ainsi qu’un système d’indexation ergonomique.
- La réversibilité : aussi, il faut veiller à ce qu’un changement de support, de processus d’archivage ou de solution informatique ne mette en péril l’intégrité des données ainsi que leur conservation.
