Aucune entreprise ne peut plus dorénavant se passer du numérique. Quel que soit son secteur d’activité, elle en a besoin pour rester au top de la concurrence. Il ne faut en aucun cas oublier qu’à l’ère des technologies numériques, il est essentiel au développement de toute société. Pour les enseignes qui comptent déjà plusieurs années d’existence, il est alors important de saisir, et donc de numériser les différents documents papier. À l’heure actuelle, elles ont le choix entre 3 types de numérisation des données. Le point dans les lignes qui suivent.
La saisie manuelle
Parmi les divers types de saisie de données, on compte tout d’abord la saisie manuelle. Bien évidemment, il s’agit de la méthode la plus simple et la plus classique. Comme son nom le laisse entendre, elle consiste à saisir les différentes données directement sur un appareil électronique, tel qu’un ordinateur ou un smartphone, à l’aide d’un clavier physique ou tactile. Cette technique est plus recommandée pour les tâches peu volumineuses et simples. Toutefois, elle peut aussi faire l’affaire pour effectuer la mise à jour de bases de données déjà existantes ou la correction d’informations. Quoi qu’il en soit, la saisie manuelle est surtout appréciée pour sa flexibilité et sa simplicité. Bien qu’elle puisse être chronophage, elle ne nécessite ni des compétences ni des équipements spécifiques.
La saisie semi-automatique
Afin d’accélérer et de faciliter le processus de saisie de données, cette deuxième méthode consiste à utiliser toutes sortes d’outils technologiques de numérisation. Bien sûr, elle se trouve entre la saisie manuelle et celle automatique en matière de coût et de complexité. Parmi les outils les plus employés pour effectuer la saisie semi-automatique, on compte l’OCR ou reconnaissance optique de caractères. Cette technologie offre la possibilité de numériser des documents papier, puis de les convertir en fichiers électroniques qu’on peut modifier. À part l’OCR, on peut également tout simplement se servir d’un scanner ou d’autres appareils de numérisation pour numériser ces documents. L’avantage avec cette technique, c’est qu’elle est à la fois rapide et précise. Par rapport à la saisie automatique, elle coûte aussi moins cher.
La saisie automatique
Cette dernière méthode consiste à utiliser des appareils connectés, toutes sortes de capteurs ainsi que d’autres technologies pour numériser les diverses données de manière entièrement autonome. Les différentes entreprises ont surtout recours à cette technique pour traiter les données de grande quantité et celles générées en temps réel. Il ne faut en aucun cas oublier que ces types de données sont difficiles à numériser manuellement ou de façon semi-automatique. L’IoT ou Internet des objets constitue un exemple de saisie automatique. Pour ceux qui ne savent pas encore ce que c’est, il s’agit d’un outil permettant de collecter et d’analyser des données à l’aide d’appareils connectés et de capteurs dans des environnements variés. Les principaux atouts de cette méthode sont bien sûr sa précision, sa rapidité et sa capacité à traiter un grand volume de données.
Aperçu sur les avantages d’externaliser la numérisation de ses données
Peu importe la méthode de saisie de données sélectionnée, il est toujours recommandé d’externaliser cette tâche. En procédant de la sorte, on pourra en effet bénéficier d’un certain nombre d’avantages bien intéressants. Étant donné qu’on se libère d’une tâche chronophage, on pourra avant tout mieux se concentrer sur le cœur de son métier. Ce ne sont d’ailleurs pas les choix qui manquent actuellement en matière de prestataires pour réaliser cette opération. L’essentiel est bien sûr de se tourner vers un professionnel qualifié. Quel que soit le volume de données à traiter, on peut en outre tout confier à ce type de spécialiste. Il saura enfin respecter le cahier de charges établi avec son client.