Recourir à l’externalisation de son service de secrétariat est une décision stratégique que beaucoup d’établissements médicaux ont prise. Le télésecrétariat médical suppose la prise en charge des tâches incombant à ce service à un prestataire. Ce dernier est généralement payé en fonction du travail qu’il fournit.
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Connaître les différents aspects de télésecrétariat médical
Le télésecrétariat médical est un service qui propose aux professionnels du secteur de la santé de prendre en charge les missions relatives à l’administration et autres tâches de secrétariat. Le prestataire travaillera donc à distance. Force est de constater que ce concept offre divers avantages aux établissements médicaux et aux praticiens. Parmi les bénéfices de l’adoption de cette stratégie d’externalisation, il y a notamment le gain de temps dans l’accomplissement des formalités administratives de l’établissement de santé.
Ce dernier peut également acquérir une réactivité accrue par rapport aux diverses sollicitations téléphoniques. Avant d’externaliser le service de secrétariat, il est tout de même recommandé de bien se renseigner sur le sujet. Il faudra entre autres connaître les différents aspects du télésecrétariat médical puisqu’il peut effectivement se présenter sous différentes formes.
Le télésecrétaire indépendant
C’est un travailleur qui exerce pour son propre compte. Ce professionnel met à la disposition des établissements de santé et des praticiens son expertise, ainsi que ses compétences. Le télésecrétaire médical indépendant est à retrouver sur des plates-formes dédiées à ce service. Certains d’entre eux peuvent également avoir leurs propres sites Internet.
La petite structure de télésecrétariat médical
Il s’agit d’une petite entreprise qui emploie une petite équipe composée de quelques télésecrétaires médicaux. Cette structure est généralement présente de manière locale. Ce type de prestataire offre un degré de proximité intéressant à leurs clients. Ce qui peut optimiser considérablement le partenariat grâce à des échanges et un suivi régulier.
Les grosses agences de télésecrétarait médical
Certaines structures œuvrant dans le domaine du télésecrétariat médical possèdent des dimensions importantes. C’est notamment le cas des call centers où les tâches sont réalisées par de nombreux télésecrétaires. La collaboration avec ce type de structure est plus adaptée aux grands établissements de santé tels que les hôpitaux entre autres.
Demander conseil à des confrères
Se mettre à la recherche du partenaire idéal dans le domaine du télésecrétariat médical est une mission à effectuer avec le plus grand sérieux. De plus, il est vivement recommandé de ne pas confier la tâche au premier prestataire qui se présentera. Si le praticien hésite sur la façon dont il devra procéder, il pourra opter pour une solution simple, mais souvent efficace : demander conseil autour de lui. Il peut entre autres se tourner vers ses confrères pour connaître des astuces utiles. Certains d’entre eux ont peut-être déjà eu affaire avec le secteur de l’externalisation de leur secrétariat. Il n’y a pas meilleure source d’informations sur un sujet que quelqu’un qui a déjà de l’expérience dans le domaine.
Observer ces quelques critères
Trouver le bon télésecrétaire médical n’est pas une mission impossible. Pour aider les praticiens dans cette quête, il leur est indiqué d’observer ces quelques critères à savoir :
- la disponibilité du prestataire : le télésecrétaire devra pouvoir travailler sur des plages d’horaires en adéquation avec les besoins de l’établissement médical.
- Sa capacité d’adaptabilité : le prestataire idéal est le professionnel qui pourra présenter une certaine flexibilité vis-à-vis de son client. C’est-à-dire qu’il ne devrait pas avoir du mal à s’adapter aux consignes de ce dernier.
- La qualité de ses réponses aux patients : au cours de sa mission, le télésecrétaire sera amené à interagir avec les patients de son client. Il devra faire preuve de qualité par rapport aux réponses qu’il leur fournira.